Zeitslots

In diesem Bereich können Teilnehmer Zeitslots für verschiedene Termine buchen, zum Beispiel für die Dokumentenabnahme oder die Technische Abnahme.

Je nach Einstellung können die Teilnehmer ihren gewünschten Zeitslot direkt bei der Abgabe der Nennung auswählen oder sind dazu verpflichtet.

Interne Ansicht der Zeitslot Arten

In dieser Übersicht werden alle angelegten Zeitslot-Arten angezeigt, z. B. Dokumentenabnahme oder Technische Abnahme. Über das Ändern-Symbol können die Einstellungen einer bereits angelegten Zeitslot-Art jederzeit angepasst werden.

Folgende Änderungen sind möglich:
- Pflichtfeld: Die verpflichtende Buchung eines Zeitslots kann aktiviert oder deaktiviert werden.
- Sichtbarkeitszeitraum: Durch Anpassung des Zeitraums kann festgelegt werden, wann die Zeitslots für Teilnehmer sichtbar sind.
So können diese auch vorübergehend ausgeblendet werden.
- Maximale Anzahl Buchungen je Zeitslot: Die Anzahl der möglichen Buchungen pro Zeitslot kann erhöht oder reduziert werden.
Wichtig: Diese Änderungen gelten auch für die bereits generierten Zeitslots.

Achtung bei „Zeitslots generieren
Bei einer normalen Änderung darf der Haken bei „Zeitslots generieren“ nicht gesetzt werden!
Andernfalls werden für den eingetragenen Zeitraum erneut Zeitslots erstellt.

Zusätzliche Zeitslots erstellen
Sollen für eine bereits vorhandene Zeitslot-Art, z. B. die Dokumentenabnahme, weitere Termine hinzugefügt werden, ist dies ebenfalls über das Ändern-Symbol möglich.

Hierzu folgende Angaben hinterlegen:
1. Zeitraum ab: Beginn der neuen Termine festlegen.
2. Zeitraum bis: Ende der neuen Termine festlegen.
3. Intervall Minuten: Zeitabstand zwischen den einzelnen Terminen eintragen.
4. Maximale Anzahl Buchungen je Zeitslot: Festlegen, wie viele Teilnehmer denselben Termin buchen können.
5. Den Haken bei „Zeitslots generieren“ setzen und speichern.
Anschließend werden die zusätzlichen Zeitslots für den angegebenen Zeitraum automatisch erstellt.

Zeitslot-Art löschen
Über das rote Kreuz kann eine angelegte Zeitslot-Art gelöscht werden.

Anlage eines Zeitslots

Bezeichnung	Erklärung
Bezeichnung	Name des Zeitslots, z. B. Dokumentenabnahme, Technische Abnahme, etc.
Beschreibung	Hier können zusätzliche Informationen hinterlegt werden, z. B. „Nur am Samstag verfügbar“.
Zeitslots generieren	Haken setzen, damit die Zeitslots automatisch erstellt werden.
Zeitraum ab	Beginn des Zeitraums, in dem Termine angeboten werden. Datum und Uhrzeit im vorgegebenen Format eintragen.
Zeitraum bis	Ende des Zeitraums, in dem Termine angeboten werden. Datum und Uhrzeit im vorgegebenen Format eintragen.
Intervall Minuten	Legt fest, in welchen Zeitabständen Termine angeboten werden, z. B. alle 5 oder 10 Minuten.
Maximal Anzahl Buchungen je Zeitslot	Legt fest, wie viele Teilnehmer denselben Zeitslot buchen können. Beispiel: Wenn es zwei Reihen bei der Abnahme gibt, muss hier „2“ eingetragen werden.
Aktiv	Haken setzen, damit die Zeitslot-Buchung für Teilnehmer sichtbar ist. Änderungen an den Zeitslots sind jederzeit möglich, unabhängig vom Sichtbarkeitszeitraum.
Zeitraum ab	Ab diesem Datum und dieser Uhrzeit ist die Zeitslot-Buchung für Teilnehmer sichtbar.
Zeitraum bis	Bis zu diesem Datum und dieser Uhrzeit ist die Zeitslot-Buchung für Teilnehmer sichtbar.
Pflichtfeld	Ist der Haken gesetzt, muss der Teilnehmer einen Zeitslot auswählen. Ohne diese Auswahl kann die Nennung nicht abgeschickt werden.
Sortierung	Legt die Reihenfolge fest, in der die Zeitslots angezeigt werden. Die Sortierung erfolgt anhand der eingetragenen Zahl.
ID-Zuordnung (Übersetzung)	Hier wird festgelegt, welchem Zeitslot die Übersetzung zugeordnet werden soll.
Sprache	Hier wird die Sprache der Übersetzung ausgewählt.

Interne Ansicht der Teilnehmer-Zeitslot Buchungen

In dieser Übersicht werden alle angelegten Zeitslots und die dazugehörigen Buchungen angezeigt.
Die farbliche Kennzeichnung zeigt auf einen Blick, welche Termine noch verfügbar oder bereits ausgebucht sind.

Bedeutung der Farben
- Dunkelgrün – Ausgebucht: Alle verfügbaren Plätze dieses Zeitslots sind bereits gebucht.
- Hellgrün – Teilweise gebucht: Es sind bereits Buchungen vorhanden, aber noch Plätze frei.
Beispiel: Von 3 möglichen Buchungen sind 2 vergeben. Ein Platz ist noch verfügbar.
- Gelb – Reserviert: Dieser Zeitslot ist reserviert und kann von Teilnehmern nicht selbst gebucht werden.
- Weiß – Noch frei: Für diesen Zeitslot liegen noch keine Buchungen vor. Er kann von Teilnehmern gebucht werden.

Über das Ändern-Symbol können bereits angelegte Zeitslots jederzeit manuell angepasst werden.
Auch wenn ein Zeitslot bereits gebucht wurde, können Beginn und Ende nachträglich geändert werden.

Zusätzlich können Zeitslots hier als „Reserviert“ gekennzeichnet werden.
Reservierte Zeiträume stehen den Teilnehmern bei der Buchung nicht zur Auswahl.
Soll ein reservierter Zeitslot intern einem bestimmten Teilnehmer zugewiesen werden, geht man wie folgt vor:
1. Den gewünschten Zeitslot über das Ändern-Symbol öffnen.
2. Den Haken bei „Reserviert“ entfernen und speichern.
3. Den entsprechenden Teilnehmer aufrufen, den Zeitslot zuweisen und speichern.
4. Soll der Zeitslot weiterhin für weitere interne Buchungen reserviert bleiben, den Haken bei „Reserviert“ anschließend wieder setzen.

Wichtig: Soll der Zeitslot danach wieder für alle Teilnehmer buchbar sein bzw. war es nur ein Slot für einen einzigen Teilnehmer, muss der Haken nicht erneut gesetzt werden.

Über das rote Kreuz können bereits angelegte Zeitslots nachträglich gelöscht werden.

Öffentliche Darstellung

Rot hinterlegte Zeitslots sind ausgebucht, grün hinterlegte Zeitslots können noch gebucht werden.