E Signatur

Eine E-Signatur je Unterschrift anlegen.

Beispiel: Eine E-Signatur für 1. Fahrer und eine E-Signatur für Verzichterklärung Dritter Fahrzeug-Eigentümer

Erklärung

Über den Menüpunkt E-Signatur kann man eine "Neue E-Signatur anlegen"
In unserem Beispiel wird eine E-Signatur für den Haftungsverzicht 1. Fahrer angelegt:

Auf die gleiche Art und Weise können dann z.B. Haftungsverzicht 2. Fahrer, Freigabe Fahrzeugeigentümer, Erlaubnis Erziehungsberechtigter etc. angelegt werden.
Nach Absenden der Online-Nennung werden direkt die E-Mails bzw. SMS mit der Aufforderung zur E-Signatur versendet.

Feldname	Beschreibung
Bezeichnung	Hier z.B. Haftungsverzicht 1. Fahrer eingeben
Empfänger-Ebene	Hier wird hinterlegt, wer die E-Signatur abgeben soll bzw. wer die E-Mail/SMS erhält
Bedingung	Hier können Bedingungen hinterlegt werden. Z.B. Dass der Nachname des 1. Fahrer bei Abgabe der Nennung ausgefüllt sein muss, um eine Aufforderung zur E-Signatur zu erhalten.
Bedingung individuell	Hier können individuelle Bedingungen hinterlegt werden.
Datei auswählen (Format: pdf)	Hier die gewünschte PDF.Datei hochladen. Datei nach Vorgaben erstellen.
Aktiv ab	Ab dem angegebenen Datum wird bei Abgabe einer Online-Nennung automatisch eine E-Mail mit der Aufforderung zur Signatur verschickt. Wird also ein Datum aus der Vergangenheit hinterlegt, wird direkt eine E-Mail mit einer Aufforderung versendet. Wird z.B. der 31.12.2050 hinterlegt, geht automatisiert keine Aufforderung zur E-Signatur raus.
Aktiv bis	Bis zu diesem Datum werden automatisch Mails verschickt.
Signatur-Vorgang per SMS-Einladung/Verifikation (anstatt E-Mail)	Es kann auch anstatt einer E-Mail eine SMS mit einer Art OTP (One-Time-Password) zur Signatur verschickt werden. Vergleichbar mit einer TAN aus dem Online-Banking. Der Teilnehmer kann dann erst nach Eingabe des One-Time-Password auf das Dokument zugreifen. (zzgl. Kosten 0,40€ je SMS) Sollte allerdings keine Mobilnummer hinterlegt sein, dann geht auch keine Aufforderung zur Signatur raus.
Interne BCC Empfänger E-Mail-Adresse möglich	Hier kann nur eine interne E-Mail Adresse hinterlegt werden, an welche die Aufforderung zur E-Signatur auch gesendet werden soll.
Sprache	Derzeit sind die Sprachen Deutsch und Englisch möglich.
Kosten	Basis: 1,75 € netto je abgeschlossene Signatur. Optional: 0,40 € netto je SMS-Einladung/Verifikation Optional: 4,80 € netto je Vorgang für zusätzliche persönliche Verifikation über Trust-Provider für Qualifizierte elektronische Signatur Kosten werden nach der Veranstaltung in Rechnung gestellt. Wenn der Teilnehmer das Dokument öffnet, aber keine Unterzeichnung stattfindet, fallen bei SMS-Einladung/Verifikation nur die Kosten für die SMS an. Bei Aufforderung per E-Mail fallen keine Kosten an.

PDF richtig vorbereiten:
In Adobe auf "Formular vorbereiten" und dann auf "Text".
Dann im PDF als reinen Text (KEIN TEXTFELD wie bei einem ausfüllbaren PDF) mit folgenden Variablen setzen:
- Normale Textfelder zum Ausfüllen. Beispiel: {{Ort und Datum}}
- Signatur Feld für einfache elektronische Signatur: Beispiel {{1. Fahrer Unterschrift;type=signature}}
- Signatur Feld für qualifizierte elektronische Signatur: Beispiel {{Signatur Erziehungsberechtigte;type=verification}}

Das sieht dann bei einer einfachen elektronischen Signatur folgendermaßen im PDF aus. Anschließend kann das PDF hochgeladen werden:

In diesem konkreten Beispiel erhält der 1. Fahrer nach Abgabe der Nennung direkt eine E-Mail mit der Aufforderung zur E-Signatur

E-Mail:


Bei Klick auf den Link in der E-Mail, öffnet sich das zu unterzeichnende Dokument:



Bei Klick auf "Jetzt unterschreiben" wird das Unterschriftsfeld aktiv.

Wenn der Signatur-Vorgang per SMS-Einladung/Verifikation anstatt per E-Mail aktiviert wurde, kommt zuerst folgender Hinweis, dass eine Zwei-Faktor-Authentifizierung per Einmalpasswort gefordert wird.
Anschließend "Bestätigungscode senden" klicken. Der Code der per SMS gesendet wurde eingeben und auf "einreichen" klicken.
Im Anschluss daran öffnet sich dann das zu unterzeichnende Dokument.






Wenn die Mail auf dem Handy oder Tablet geöffnet wird, kann direkt per Touch auf dem jeweiligen Gerät unterschrieben werden, bei dem PC wird mit der Maus unterschieben.

Anschließend wird zur Eingabe von Ort und Datum aufgefordert.
Beim Klick auf "Abschließen" wird das PDF inkl. E-Signatur sofort an den Veranstalter weitergeleitet.

Der Teilnehmer bekommt folgende E-Mail mit einer Kopie des Dokumentes:

Das Dokument ist mit einem Zeitstempel neben der Unterschrift und ein Protokoll versehen, so das alles genauestens nachvollziehbar ist.
Dieses Dokument kann nun nicht mehr verändert werden.

Zeitstempel:


Protokoll:

Wenn der Signatur-Vorgang per SMS-Einladung/Verifikation (anstatt E-Mail) ausgewählt wurde, erhält man folgende SMS:
Über den Link gelangt man zur Zwei-Faktorauthentifizierung und kann dann das Dokument öffnen und direkt per Touch am Handy unterschreiben.

Interne Ansicht

Unter dem Menüpunkt E-Signatur hat man auch den E-Signatur Teilnehmer-Status und damit einen Überblick, wer seine E-Signatur bereits abgeschickt hat.

Signatur Status	Erklärung
gesendet	Mail/SMS wurde verschickt, in den weiteren Spalten sieht man auch die Empfänger Mail-Adresse bzw. die Empfänger-Handynummer und die Uhrzeit wann die Signatur angefordert wurde.
geöffnet	Der Empfänger (1.Fahrer, 2. Fahrer, Bewerber, Teilnehmer-Vertreter) hat die E-Signatur geöffnet, aber noch nicht unterschrieben. Datum und Uhrzeit sind in den weiteren Spalten sichtbar.
erledigt	Der Empfänger hat die E-Signatur unterschrieben. Ebenfalls sieht man Datum und Uhrzeit in den weiteren Spalten. In der Spalte Dokument inkl. Protokoll kann das Dokument geöffnet und angesehen werden.
offen	Es wurde bisher keine Aufforderung zur Unterzeichnung verschickt. D.h. bei dem PDF-Dokument -das unterzeichnet werden soll- z.B. Haftungsverzicht 1. Fahrer ist ein Datum in der Zukunft hinterlegt. Oder es ist keine Handynummer bzw. E-Mail-Adresse hinterlegt.

Wie unter dem Punkt Bedienoberfläche erklärt, kann auch hier in den jeweiligen Spalten z.B. nach einer Startnummer, Teilnehmer-Name etc. gefiltert werden.

Sollte ein Teilnehmer im Nachgang mit seinen Zugangsdaten den Namen ändern wird das Feld bei Empfänger Name rot markiert und der alte Name und der geänderte Name angezeigt.
Dadurch kann man schnell erkennen, ob es sich um einen Rechtschreibfehler im Namen handelt oder ob es z.B. einen neuen Beifahrer gibt und eine neue Unterschrift eingeholt werden muss. Sollte es sich um einen neuen Beifahrer handeln, einfach den jeweiligen E-Signatur Teilnehmer-Status markieren, dann auf "Status bei markierten E-Signaturen zurück setzen und erneut öffnen" klicken. Anschließend den gleichen E-Signatur Teilnehmer-Status wieder markieren und auf "Markierte offene E-Signatur Anforderung versenden" klicken. Der neue Beifahrer erhält jetzt E-Mail/SMS mit der Aufforderung zur E-Signatur.

Unterzeichnung vor Ort

Sollte noch keine Unterschrift vorliegen, kann die Unterschrift vor Ort bei der Dokumenten Abnahme eingeholt werden.

Vorbereitung:
Man schließt z.B. einen 10" kleinen Touch-Monitor an den PC/Notebook an, anschließend klickt man unter dem E-Signatur Teilnehmer Status auf "E-Signatur Pad - Monitor 1 öffnen"/"E-Signatur Pad - Monitor 2 öffnen" (je nachdem, ob es bei der Dokumenten-Abnahme zwei Reihen gibt oder eine) und schiebt das neu geöffnete Fenster auf den kleinen Touch-Monitor.
Alternativ kann man sich auf einem weiteren Gerät, z.B. auf einem Tablet oder einem Smartphone mit Touch auch in den Admin Bereich der Veranstaltung einloggen und auf "E-Signatur Pad - Monitor 1 öffnen"/"E-Signatur Pad - Monitor 2" öffnen klicken.


Dann öffnet sich ein Fenster mit folgender Ansicht.


1. Fall: Der Signatur-Status steht auf "gesendet" oder "geöffnet", in bei den Fällen sieht man links daneben zwei grüne Pfeile.
Beim Klick auf "Manuelle Signatur Pad 1" oder "Manuelle Signatur Pad 2" öffnet sich das PDF-Dokument auf dem jeweiligen Monitor und kann dort unterschrieben werden.




2. Fall: Der Signatur-Status steht auf "offen". Gewünschte Zeile markieren und auf "Markierte offene E-Signatur Anforderungen versenden" klicken.


Die E-Mail/SMS wird direkt versandt und kann vom Empfänger auch auf dem Handy geöffnet und unterschrieben werden.
Alternativ kann auch wie beim 1. Fall weiterverfahren werden.

Es können NUR offene E-Signatur Anforderungen versendet werden.
Bei bereits versendeten E-Signatur Aufforderungen per Mail oder SMS, kann eine erneute Aufforderung verschickt werden, in dem man die E-Signatur markiert und zurücksetzt und anschließend erneut versendet.

Automatische Erinnerungen

1. Erinnerung der E-Signatur nach 24 Stunden
2. Erinnerung der E-Signatur nach 2 Tagen
3. Erinnerung der E-Signatur nach 4 Tagen

Rechtliches

• Elektronischen Signatur von PDF-Dokumenten gem. eIDAS-Verordnung (EU Nr. 910/2014)
• Erweiterte Rechtssicherheit z.B. durch Ausweiskontrolle und Unterschriftsabgleich
• Optional sind auch QES-Signaturen über einen Trust-Provider mit Personen-Identifikation möglich (weiterer Aufpreis 4,80 € netto je Vorgang). Beispiel-Prozess: https://www.youtube.com/watch?v=EbooYyGjHvM
• Qualifizierte Signaturen können unter https://ec.europa.eu/digital-building-blocks/DSS/webapp-demo/validation oder via Adobe Reader geprüft werden.
• Keine Übernahme für die rechtliche Prüfung der Signatur-Form und Inhalt des Dokumentes. Diese bitte von einem Fachanwalt prüfen lassen.

Hinweis

Man kann bei allen angelegten Dokumenten (Haftungsverzicht, Fahrzeugeigentümer, etc.) auch ein Datum in der Zukunft angeben, dass automatisch keine E-Signatur Aufforderungen versendet werden.
Nach dem Nennschluss können dann alle Nennungen (da alle den Status offen haben) markiert werden und so die E-Signatur Anforderungen versendet werden.

Bitte eine Testnennung machen und E-Signatur testen, damit offene Fragen vor der Veranstaltung geklärt werden können.